Você chegou naquele momento em que a demanda aumentou e, sozinho, já não dá mais para dar conta de tudo. Mas, como registrar um funcionário no MEI em conformidade com a lei e sem surpresas no caminho? Se essa dúvida já passou pela sua cabeça, é um ótimo sinal, porque significa que a sua empresa está crescendo.
O MEI — Microempreendedor Individual — foi criado justamente para quem está começando pequeno, mas com grandes planos. Quem se enquadra nessa categoria pode, sim, ter um funcionário registrado, com todos os direitos garantidos, desde que siga as regras da legislação.
Por isso, hoje vamos explicar como registrar um funcionário sendo MEI, quanto custa, quais são as suas obrigações mensais e como organizar tudo com a ajuda do PagBank, seu parceiro na gestão e no pagamento de salários. Vamos juntos?
MEI pode registrar funcionário?
Sim, o MEI pode contratar um colaborador, e esse é um direito garantido pela Lei Complementar nº 123/2006, que criou a categoria jurídica. A possibilidade existe para dar suporte ao crescimento do pequeno negócio, possibilitando que o empreendedor tenha ajuda para tocar as atividades do dia a dia de forma legal e dentro das regras.
Mas essa contratação vem com alguns limites importantes. A legislação determina que o MEI pode ter apenas um funcionário, com registro em carteira e contratado de acordo com as regras da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Esse funcionário deve receber até um salário mínimo nacional ou o piso salarial da categoria profissional, se houver convenção coletiva vigente.
O MEI também pode optar por contratar um estagiário no lugar de um funcionário CLT. Essa é uma escolha válida, sobretudo quando a atividade da empresa viabiliza um perfil mais voltado à formação profissional. A contratação de estagiários segue as regras da Lei nº 11.788/2008, e exige um Termo de Compromisso de Estágio assinado entre o MEI, o estudante e a instituição de ensino.
O que diz a Lei 123/2006 sobre o MEI?
A Lei Complementar nº 123/2006 estabelece as regras para que uma empresa se enquadre como MEI. Os principais critérios são:
- Sem sócios: o empreendedor não pode ter participação em outra empresa;
- Apenas um titular: o proprietário também não pode ser administrador de outro CNPJ;
- Faturamento limitado: até R$ 81 mil por ano, o que dá uma média mensal de R$ 6.750 (exceto o MEI Caminhoneiro, que tem limite de até R$ 251.600,00 anuais);
- Contratação permitida: até 1 funcionário, registrado conforme a CLT e com salário limitado ao piso da categoria ou salário mínimo;
- Exceção para o MEI Rural: pode contratar até 120 dias de trabalho terceirizado por ano.
Vale reforçar: o MEI não pode contratar jovem aprendiz, já que a Lei nº 10.097/2000 determina que esse tipo de contratação se aplica apenas a empresas com mais de sete empregados.
Funcionário CLT ou Estagiário?
Embora a Lei do MEI não detalhe o tipo de colaborador que pode ser contratado, a prática e o entendimento jurídico abrem dois caminhos:
- Funcionário com registro em carteira (CLT): contrato formal, com todos os direitos garantidos por lei – férias, 13º, FGTS, INSS, etc.;
- Estagiário: vínculo firmado com estudantes do ensino médio, técnico ou superior, com carga horária reduzida e sem vínculo empregatício.
Se optar pelo estágio, você deve seguir a Lei nº 11.788/2008, que exige:
- Assinatura de Termo de Compromisso de Estágio com a instituição de ensino;
- Elaboração de um Plano de Atividades que relacione as tarefas do estágio com a formação do estudante;
- Carga horária de até 6 horas por dia ou 30 por semana, dependendo do nível de ensino;
- Acompanhamento da experiência por um supervisor.
Como registrar funcionário no MEI? Confira os documentos necessários
Registrar um funcionário sendo MEI exige cuidado e atenção, visto que envolve informações legais e obrigações trabalhistas. Mas fique tranquilo: com os documentos certos em mãos, o processo é bem mais simples.
Antes de qualquer coisa, é importante destacar que toda a documentação deve ser arquivada corretamente, pois poderá ser exigida em casos de fiscalização. Ela é fundamental para que o funcionário tenha todos os seus direitos garantidos e para que você, empreendedor, esteja resguardado legalmente.
Veja abaixo a lista com os principais documentos que devem ser solicitados ao novo colaborador:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) para registro formal do vínculo empregatício;
- CPF e RG (ou CNH) para identificação pessoal;
- Título de Eleitor obrigatório para maiores de 18 anos;
- Número do PIS se o colaborador já tiver; caso contrário, será necessário fazer o cadastro;
- Certificado de Reservista no caso de trabalhadores do sexo masculino maiores de 18 anos;
- Comprovante de residência atualizado;
- Comprovante de escolaridade;
- Certidão de nascimento ou casamento, conforme o caso;
- Certidão de nascimento dos filhos, necessária para cálculo de salário-família e deduções no Imposto de Renda, se houver;
- Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda;
- Declaração de solicitação ou rejeição do vale-transporte;
- Atestado médico admissional, obrigatório e pago pelo empregador;
- Foto 3×4 para registro interno.
Com todos esses documentos em mãos, você estará pronto para avançar para o próximo passo: o registro formal do colaborador.
6 passos para registrar um funcionário
Você reuniu os documentos, entendeu o que a lei permite e está pronto para formalizar a contratação. Agora, é hora de seguir um processo que, apesar de parecer burocrático, pode ser bem prático se for feito com atenção.
Saiba como registrar um funcionário no MEI com segurança e dentro das regras em seis etapas.
1. Cadastre sua empresa no eSocial como empregador
O primeiro passo é entrar no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas — o eSocial, onde todos os registros serão feitos.
Veja como fazer:
- Acesse o portal: gov.br/esocial;
- Clique em “Acesso ao eSocial Empregador”;
- Faça login com sua conta Gov.br nível prata ou ouro;
- Escolha a opção “Pessoa Jurídica” e use seu CNPJ de MEI;
- Complete o cadastro com: razão social, CNAE, endereço da empresa, telefone e e-mail.
Esse cadastro é obrigatório e deve ser feito antes da contratação. Ele identifica você oficialmente como empregador e libera o uso da plataforma para gerar as guias de pagamento e manter os dados do funcionário atualizados.
2. Cadastre o funcionário no eSocial
Depois de cadastrar a sua empresa, você deve incluir os dados do seu colaborador no sistema. Esse registro deve ser feito até o dia anterior ao início das atividades do novo funcionário.
Você vai precisar informar:
- Nome completo;
- CPF;
- Data de nascimento;
- Sexo;
- Nacionalidade;
- Endereço completo;
- Grau de instrução;
- Número do PIS (se já tiver, se não tiver, será gerado automaticamente pela CAIXA após envio do evento de admissão).
E preencher também os dados do contrato:
- Data de admissão;
- Tipo de contrato (determinado, indeterminado ou experiência);
- Cargo/função;
- Jornada de trabalho (dias, horários e carga horária semanal);
- Salário (limitado ao salário mínimo nacional ou piso da categoria);
- Código da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO).
Depois de salvar, o sistema já considera o colaborador oficialmente admitido. A CAIXA vai gerar o número do PIS, caso este seja o primeiro emprego.
3. Encaminhe o funcionário para o exame médico admissional
Esse é um requisito legal e obrigatório segundo o art. 168 da CLT. O exame médico admissional deve avaliar se o trabalhador está apto física e mentalmente para desempenhar suas funções.
O que fazer:
- Agende com uma clínica ou médico do trabalho credenciado;
- O exame deve ser realizado antes do primeiro dia de trabalho;
- O resultado deve ser um Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) com o status “Apto”;
- Guarde esse atestado com os documentos do colaborador;
- O custo é responsabilidade do empregador.
Sem esse exame, o contrato de trabalho não pode ser validado.
4. Redija o Contrato de Trabalho
Embora o registro no eSocial e na carteira de trabalho formalize a contratação, o contrato de trabalho por escrito é importante para detalhar o vínculo entre MEI e colaborador.
O contrato deve conter:
- Dados completos do empregador e do empregado;
- Cargo/função e principais atividades;
- Jornada de trabalho e horário (ex: segunda a sexta, das 8h às 17h com 1h de almoço);
- Tipo de contrato (prazo indeterminado ou experiência);
- Salário acordado;
- Benefícios (vale-transporte, alimentação, etc., quando aplicáveis);
- Local de trabalho;
- Data de início e eventuais condições especiais.
O contrato de trabalho deve ser feito em duas vias, assinadas pelas duas partes. Uma cópia fica com o empregado, e a outra com o empregador. O documento pode ser digitado ou manuscrito, desde que esteja claro e completo.
5. Registre o funcionário na Carteira de Trabalho (CTPS)
Hoje, a Carteira de Trabalho Digital é o modelo padrão. O registro do contrato não é mais feito fisicamente, mas sim via eSocial, e as informações ficam disponíveis no aplicativo CTPS Digital, que pode ser acessado pelo colaborador com a conta Gov.br.
Você precisa garantir que, via eSocial, estejam informados:
- Data de admissão;
- Cargo;
- Tipo de contrato (determinado, indeterminado, experiência);
- Remuneração;
- Jornada de trabalho;
- CNPJ da empresa.
Se o trabalhador apresentar a Carteira de Trabalho física, é possível anotar manualmente os mesmos dados, mas isso não substitui o registro no sistema digital, que é o oficial atualmente. Após o preenchimento, entregue o comprovante de registro ao colaborador e arquive o recibo.
6. Gere mensalmente a folha de pagamento e os encargos
Depois do registro, o funcionário passa a gerar obrigações mensais, que devem ser cumpridas todo mês por meio do eSocial.
O MEI deve pagar mensalmente:
- Salário bruto do colaborador, até o 5º dia útil do mês seguinte ao trabalhado;
- INSS patronal (3%) sobre o salário;
- FGTS (8%) sobre o salário;
- INSS retido do colaborador (8%), descontado do salário.
Esses valores são unificados no DAE (Documento de Arrecadação do eSocial), que vence todo dia 7 de cada mês.
O DAE é gerado automaticamente pelo sistema após o fechamento da folha de pagamento. Você pode imprimir o boleto pelo eSocial e pagar pelo aplicativo do PagBank, com toda a praticidade. Também é preciso ter os registros atualizados, como férias, alterações salariais, afastamentos e demissões, sempre pelo sistema.
Quanto custa registrar um funcionário?
Saber quanto custa para registrar um funcionário MEI é indispensável antes de avançar com a contratação. Afinal, além do salário mensal, existem encargos e direitos trabalhistas que precisam ser considerados no seu orçamento. Mesmo com regras simplificadas, o MEI tem obrigações como qualquer outro empregador.
A seguir, você confere os custos detalhados, considerando o salário mínimo nacional vigente em 2025, que é de R$ 1.518,00.
Custos fixos mensais:
- Salário bruto: R$ 1.518,00;
- FGTS (8%): R$ 121,44;
- INSS patronal (3%): R$ 45,54.
Provisões obrigatórias (mensalizadas):
- 13º salário + encargos (9,25%): R$ 140,41;
- Férias + 1/3 constitucional (12,33%): R$ 187,16;
- FGTS – multa rescisória (3,2%): R$ 48,57.
Somando o salário com todos os encargos e provisões legais, o custo mensal para manter um funcionário em 2025 é de R$ 2.061,12.
Mas, é importante ressaltar que esse cálculo não inclui custos adicionais, como:
- Vale-transporte, obrigatório caso o funcionário precise de deslocamento;
- Vale-refeição ou alimentação, quando exigido por convenção coletiva;
- Plano de saúde ou odontológico, se for um benefício oferecido pela empresa.
Se esses benefícios forem incluídos no contrato, você precisa somá-los ao custo mensal total. Portanto, antes de contratar, avalie bem as finanças do seu negócio. Com planejamento, a contratação é um movimento estratégico para o crescimento da sua empresa.
Perguntas frequentes sobre registro de funcionários
Agora que você já sabe como registrar um funcionário sendo MEI e qual é o custo mensal aproximado dessa contratação, é comum surgirem outras dúvidas sobre os limites, obrigações e impactos dessa decisão.
Para facilitar, respondemos abaixo as principais perguntas que os empreendedores fazem nesse momento.
Quantos funcionários o MEI pode registrar?
O MEI pode registrar apenas um funcionário, conforme definido na Lei Complementar nº 123/2006. Esse colaborador pode receber até um salário mínimo vigente (em 2025, R$ 1.518,00) ou o piso salarial da categoria profissional, caso exista.
O funcionário precisa ter mais de 16 anos, passar pelo exame admissional e ser registrado no eSocial. Outra opção é contratar um estagiário, conforme as regras da Lei do Estágio (11.788/2008), que exige vínculo com uma instituição de ensino e carga horária reduzida.
O que acontece se eu precisar extrapolar o limite de funcionários do MEI?
Se você precisar contratar mais de um funcionário ou oferecer salários acima do limite permitido, será necessário desenquadrar a sua empresa do regime MEI e enquadrar como:
- Microempresa (ME), com faturamento de até R$ 360 mil por ano;
- Empresa de Pequeno Porte (EPP), com faturamento de até R$ 4,8 milhões por ano.
O processo é feito junto à Receita Federal e deve ser acompanhado por um contador, que vai ajudar a migrar sua empresa e adequar todas as obrigações fiscais e trabalhistas.
Quais são os custos mensais de um funcionário?
Em 2025, o custo mensal para manter um funcionário registrado com o salário mínimo de R$ 1.518,00 é de aproximadamente R$ 2.061,12, que inclui:
- Salário bruto: R$ 1.518,00;
- FGTS (8%): R$ 121,44;
- INSS patronal (3%): R$ 45,54;
- 13º salário + encargos (9,25%): R$ 140,41;
- Férias + 1/3 constitucional (12,33%): R$ 187,16;
- FGTS – provisão de multa rescisória (3,2%): R$ 48,57.
O cálculo não inclui benefícios adicionais, como vale-transporte ou vale-refeição, que podem aumentar o custo mensal do funcionário dependendo da função e das regras da convenção coletiva da categoria.
Posso pagar o salário do funcionário em uma conta PagBank?
Sim, você pode pagar o salário do seu funcionário pelo PagBank, e essa é uma escolha que pode transformar a forma como você organiza as finanças do seu negócio. Afinal, contratar alguém já é um grande passo, e a última coisa que você precisa é perder tempo com burocracia ou correr riscos de atrasar os pagamentos, concorda?
Com o PagBank, você consegue simplificar a rotina de empregador e ainda oferecer benefícios ao seu colaborador, porque a conta digital atende tanto pessoas físicas quanto pequenas empresas, como os MEIs.
O que você ganha usando o PagBank?
- Conta PJ gratuita: ideal para separar as finanças do negócio das suas finanças pessoais, evitando confusão no fluxo de caixa;
- Automatização de pagamentos: configure transferências recorrentes e garanta que o salário seja pago sempre em dia, sem risco de esquecimento;
- Portabilidade de salário: seu funcionário pode escolher receber direto no PagBank, aproveitando os benefícios da conta digital, como Pix grátis, cartão sem anuidade e rendimento automático do saldo;
- Gestão centralizada: você paga salários, fornecedores, emite boletos e acompanha tudo pelo app em poucos cliques.
Dê o próximo passo hoje mesmo: abra a sua Conta PJ gratuita no PagBank e organize o pagamento do seu funcionário com simplicidade e segurança. E se o colaborador quiser, ofereça a portabilidade de salário PagBank para facilitar ainda mais a vida dele.
Com o PagBank ao seu lado, você ganha tempo para focar no que realmente importa: crescer o seu negócio e cuidar bem de quem ajuda você nessa jornada.